Tipps für virtuelle AdBos

Was Sie bei der Planung und Durchführung virtueller Advisory Boards beachten sollten

Sie möchten sich mit Expert:innen austauschen, um neue Erkenntnisse zu gewinnen oder Ihre Produkte vorzustellen? Und Sie haben sich überlegt, dass ein virtuelles Advisory Board das richtige Format für Sie ist, weil es Ihnen mehr Flexibilität, Reichweite und eine höhere Kosteneffizienz bieten kann als ein AdBo in Präsenz? Ja, die Vorteile sind offensichtlich. Aber ein virtuelles Advisory Board bringt auch einige Herausforderungen mit, die Sie bereits in der Planung berücksichtigen sollten, damit es erfolgreich wird.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einige Tipps und Tricks für die Planung und Durchführung virtueller Advisory Boards geben. Dabei gehen wir auf die Besonderheiten virtueller und hybrider Formate im Vergleich zu reinen Präsenz-Veranstaltungen ein und zeigen Ihnen, wie Sie die Vorteile nutzen und die Herausforderungen minimieren können.

Vorteile virtueller Advisory Boards

Virtuelle Advisory Boards haben in der Tat einige Vorteile gegenüber reinen Präsenz-Veranstaltungen. Einige dieser Vorteile können Sie jedoch nur mit entsprechender Planung vollumfänglich nutzen.

• Virtuelle Advisory Boards sparen Zeit und Kosten für Reise, Unterkunft und Verpflegung.
• Sie erhöhen die Flexibilität und Reichweite, da Sie Teilnehmer:innen aus verschiedenen Regionen oder Ländern einbinden können. Durch das Wegfallen langer Anreisen sind so auch Menschen mit engen Terminplänen leichter für ein virtuelles Advisory Board zu gewinnen.
• Bei virtuellen Advisory Boards steigt die Akzeptanz der Teilnehmer:innen für digitale Tools. Ohne sie ist eine Interaktion schließlich gar nicht möglich. Richtig eingesetzt können Sie mit Hilfe der Technik eine hohe und leicht dokumentierbare Interaktivität und Partizipation erzielen. Verschiedene digitale Tools wie Umfragen, Abstimmungen, Chat-Funktionen oder Breakout-Räume regen Diskussionen an und vertiefen sie.
• Da alle in ihrem selbst gewählten Setup sitzen, können Ablenkungen durch andere Teilnehmer:innen oder Umgebungsgeräusche bei virtuellen Advisory Boards vermieden werden. Allerdings birgt das eigene Setup natürlich auch Risiken: Teilnehmer:innen können sich nämlich auch andere Ablenkungen suchen, ohne dass Sie es verhindern können. Das kann so weit gehen, dass sie an zwei Meetings gleichzeitig teilnehmen.

Herausforderungen bei virtuellen Advisory Boards

Gegenüber reinen Präsenz-Veranstaltungen haben virtuelle Advisory Boards aber auch einige Ecken und Kanten, die Sie schon bei der Planung berücksichtigen sollten:

• Ein virtuelles Advisory Board erfordert eine höhere technische Kompetenz sowohl auf Seite der Teilnehmer:innen als auch auf der des Veranstalters: Sie müssen sicherstellen, dass alle Teilnehmer:innen über eine stabile Internetverbindung und ein geeignetes Endgerät verfügen. Außerdem müssen Sie eine leicht bedienbare Plattform sowie einen technischen Support bereitstellen, der bei eventuellen Problemen schnell eingreifen kann.
• Virtuelle Advisory Boards reduzieren die persönliche Bindung und damit leider auch das Vertrauen zwischen den Teilnehmer:innen und den Veranstalter:innen. Eine angenehme Atmosphäre zu schaffen ist durch die Technik schwieriger, gleichzeitig aber viel wichtiger als im Live-Format, um die Teilnehmer:innen abzuholen und einen offenen Dialog zu fördern.
• Das Risiko von Missverständnissen oder Konflikten zwischen den Teilnehmer:innen ist bei virtuellen Advisory Boards leider ebenfalls höher. Sie müssen daher mehr Wert auf eine klare Kommunikation, eine transparente Moderation und eine konstruktive Feedback-Kultur legen.

Tipps für die Planung und Durchführung virtueller Advisory Boards

Um ein erfolgreiches virtuelles Advisory Board durchzuführen, sollten Sie folgende Tipps beachten:

• Noch wichtiger als bei Präsenz-Veranstaltung: Definieren Sie das Ziel, das Thema und die Zielgruppe der Veranstaltung klar und kommunizieren Sie diese an alle Teilnehmer:innen im Voraus. Virtuelle Advisory Boards bieten weniger Zeit für eine „Aufwärmphase“.
• Wählen Sie eine geeignete Plattform aus, die alle Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erfüllt. Im Idealfall sollten Sie die Plattform vorab mit allen Teilnehmer:innen testen. Stellen Sie sicher, dass alle über die notwendigen Zugangsdaten verfügen.
• Halten Sie die Veranstaltung so kurz wie möglich und bauen Sie regelmäßig kurze Pausen ein – Virtuelle Advisory Boards sind für Ihre Teilnehmer:innen anstrengender als Präsenz-Settings.
• Gestalten Sie das Programm abwechslungsreich und interaktiv. Nutzen Sie verschiedene Formate wie Präsentationen, Diskussionen, Workshops oder Fallstudien.
• Bereiten Sie sich gut auf die Moderation vor – oder buchen Sie einen Profi! Denn Virtuelle Advisory Boards bieten weniger Spielraum für körpersprachliche und mimische Impulse. Die Moderation muss daher nicht nur inhaltlich, sondern auch menschlich alle Teilnehmer:innen ansprechen und begeistern können.
• Schaffen Sie von Beginn an eine positive und vertrauensvolle Atmosphäre. Begrüßen Sie alle Teilnehmer:innen persönlich, stellen Sie sich und die anderen Teilnehmer:innen vor und schaffen Sie zwischendurch oder am Ende Möglichkeiten für informellen Austausch und Networking.
• Nutzen Sie die digitalen Tools aktiv und kreativ. Virtuelle Advisory Boards leben von Umfragen, Abstimmungen, Chat-Funktionen oder Breakout-Räumen. Mit ihrer Hilfe können Sie Meinungen, Erfahrungen und Ideen der Teilnehmer:innen erfassen und Diskussionen anregen. Geben Sie den Teilnehmer:innen positives Feedback zu ihren Beiträgen.
• Auch wenn es bei virtuellen Advisory Boards via Monitor schwieriger ist: Achten Sie unbedingt auf die nonverbale Kommunikation und das Engagement der Teilnehmer:innen. Beobachten Sie ihre Mimik, Gestik und Körpersprache. Oder stellen Sie gezielte Fragen und bitten Sie um eine kurze Rückmeldung per Handzeichen oder Emoticon. Passen Sie Tempo und Interaktivität eventuell an.
• Reagieren Sie flexibel auf unvorhergesehene Situationen oder Probleme. Seien Sie auf technische Schwierigkeiten, Ausfälle oder Verzögerungen vorbereitet. Bleiben Sie ruhig und gelassen, informieren Sie die Teilnehmer:innen über den Stand der Dinge und suchen Sie nach alternativen Lösungen.

Fazit

Durch bessere Internetanbindungen und effektive digitale Tools sind virtuelle Advisory Boards inzwischen zu einer effektiven Möglichkeit geworden, um mit medizinischen Expert:innen in Kontakt zu bleiben und von ihrem Wissen, ihren Erfahrungen und ihren Meinungen zu profitieren. Mit einer sorgfältigen Planung, einer professionellen Durchführung und einer kreativen Nutzung von digitalen Tools können auch virtuelle Advisory Boards zu einem spannenden und erkenntnisreichen Erlebnis werden. Um ihre Schwächen auszugleichen und die „menschliche Komponente“ zu fördern, brauchen virtuelle Advisory Boards jedoch an bestimmten Stellen viel mehr Aufmerksamkeit bei Planung und Durchführung als Präsenz-Veranstaltungen.

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Durchführung Ihres virtuellen Advisory Boards benötigen, kontaktieren Sie uns gerne!