Asynchrone Zusammenarbeit: Das Tool hinter den asynchronen AdBos und wie viel mehr es noch bietet

Asynchrone Zusammenarbeit: Das Tool hinter den asynchronen AdBos und wie viel mehr es noch bietet

Im Rahmen unserer kleinen Reihe über die technischen Helfer, die wir gemeinsam mit unserer IT-Partneragentur eventumpharma realisieren, möchten wir Ihnen auch das Tool hinter den Asynchronen Advisory Boards vorstellen. Es ermöglicht Teilnehmenden nicht nur bei der Advisory Board Arbeit eine asynchrone Zusammenarbeit, sondern kann auch in anderen Kontexten und Formen der Zusammenarbeit eingesetzt werden.

Denn in einer Welt, in der flexible Arbeitsmodelle immer wichtiger werden, stoßen viele Teams auf ein gemeinsames Problem: Wie kann man effizient zusammenarbeiten, wenn sich Zeitpläne, geografische Standorte und Prioritäten unterscheiden? Hier setzt eventumflow an – ein digitales Tool, das die asynchrone Zusammenarbeit auf ein neues Level hebt.

Alle an einen Tisch bekommen: Herausforderung oder Kinderspiel?

Die Schwierigkeit, einen gemeinsamen Termin zu finden, steigt ganz allgemein mit der Anzahl der Teilnehmer:innen. Und sie multipliziert sich mit dem Faktor Qualifikation der Teilnehmer:innen: Je höher und spezifischer die Expertise und je größer die berufliche Verantwortung, desto weniger Zeit bleibt im Terminkalender. Je mehr hochkarätige Expert:innen erforderlich sind, desto aussichtsloser wird es, zusammen und strukturiert an einer Aufgabenstellung zu arbeiten – allein durch die Unmöglichkeit, einen gemeinsamen Termin zu finden. Die Lösung ist eine zeitlich voneinander entkoppelte, also asynchrone Zusammenarbeit. Genau hier setzt eventumflow an.

Was ist eventumflow?

eventumflow ist ein digitales Tool, das speziell entwickelt wurde, um Gruppen eine zeitlich flexible, asynchrone Zusammenarbeit zu ermöglichen, sodass ihre Mitglieder nicht gleichzeitig online sein müssen. Die Teilnehmer:innen können ihre Antworten und Beiträge jederzeit einbringen, wodurch sich das Tool perfekt für Teams mit unterschiedlichen Zeitplänen oder geografischen Standorten eignet. Ob Brainstorming, Projektmanagement oder Feedbackrunden – eventumflow bietet eine strukturierte und effektive Lösung für verschiedenste Arten der asynchronen Zusammenarbeit.

Wie funktioniert eventumflow?

eventumflow bietet eine klare Struktur, die es den Nutzer:innen ermöglicht, sich Schritt für Schritt durch den Arbeitsprozess zu bewegen. Die Zusammenarbeit erfolgt über sogenannte Flows, die in Phasen unterteilt sind. Diese strukturierte Herangehensweise stellt sicher, dass alle Teilnehmer:innen effizient und zielführend arbeiten können. Der Arbeitsablauf sieht grob skizziert so aus:

Erstellung eines Flows

Jede Zusammenarbeit beginnt mit der Erstellung eines Flows. Eine verantwortliche Person – beispielsweise ein:e Moderator:in oder Projektleiter:in – legt die Struktur, Inhalte und Fragestellungen fest, die zuvor gemeinsam mit der Kundin oder dem Kunden erarbeitet wurden. Dies bildet das Grundgerüst für die asynchrone Zusammenarbeit und den gesamten Prozess.

Phasenbasierte Bearbeitung

Jeder Flow ist in Phasen unterteilt, die jeweils eine oder mehrere übergeordnete Fragestellungen bzw. logisch zusammengehörende Einheiten umfassen. Diese Phasenstruktur ermöglicht eine schrittweise Organisation der Arbeit. Sie sorgt dafür, dass sich die Teilnehmer:innen gezielt auf spezifische Themen konzentrieren können und die Ergebnisse strukturiert auf das Gesamtziel hinführen.

Beantwortung von Fragen

Innerhalb jeder Phase werden den Teilnehmer:innen spezifische Fragen gestellt. Diese können entweder einzelnen Teilnehmer:innen oder der gesamten Gruppe zugewiesen werden.

Bei einer Gruppenzuordnung von Fragen haben die Teilnehmer:innen die Möglichkeit, miteinander zu interagieren: Die Antworten sind hier für alle sichtbar und können durch die anderen kommentiert werden. So entsteht ein konstruktiver Austausch, selbst wenn die Zusammenarbeit asynchron organisiert ist. Der Prozess wird durch eine Moderation zusätzlich gelenkt und unterstützt.

Bereitstellung von Materialien

Dokumente, Videos oder Audiodateien, die für die Bearbeitung der Fragestellungen relevant sind, können natürlich ebenfalls bequem in eventumflow hochgeladen werden. So können die Moderation oder die Projektleitung den Teilnehmenden zusätzliche Informationen aller Mediaarten zur Verfügung stellen und sie spezifischen Flows zuordnen.

Benachrichtigungen

Damit alle Teilnehmer:innen auf dem aktuellen Stand bleiben, werden sie über neue Fragen oder Kommentare zu ihren Beiträgen informiert. So wird sichergestellt, dass niemand wichtige Informationen verpasst und jederzeit auf die neuesten Entwicklungen reagieren kann. Dabei wird jede Benachrichtigung manuell initiiert, um Mail-Fluten zu verhindern.

Die Vorteile von eventumflow in der asynchronen Zusammenarbeit

eventumflow bietet zahlreiche Vorteile, die es zu einem leistungsstarken Tool für eine asynchrone Zusammenarbeit machen:

Modernes und intuitives Design: Bei der Entwicklung wurde ein Fokus auf intuitive Bedienbarkeit gelegt. Die Benutzeroberfläche von eventumflow ist übersichtlich, leicht verständlich und auf das Wesentliche reduziert.

Unkomplizierte Bedienung: Durch die klare Strukturierung des Tools finden sich auch technisch weniger versierte Teilnehmer:innen schnell zurecht. Die Nutzer:innen können ohne große Einarbeitung direkt loslegen, da das intuitive Design die Anwendung besonders zugänglich macht.

Asynchrone Zusammenarbeit: eventumflow bringt Struktur in asynchrone Arbeitsabläufe. Nie war die Bearbeitung von Aufgaben unter Berücksichtigung der flexiblen Zeitpläne der Teilnehmer:innen so übersichtlich und damit auch so zielführend.

Berücksichtigung individueller Bedürfnisse: Alle Teilnehmer:innen können sich in ihrem individuellen Tempo und mit der von ihnen gewünschten Tiefe mit den gestellten Fragen auseinandersetzen. Dies ermöglicht eine bessere Balance zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen, ohne dass die Effizienz darunter leidet.

Effektivität bei komplexen Fragestellungen: Durch die strukturierte Herangehensweise und die Möglichkeit, Beiträge zu kommentieren und zu diskutieren, eignet sich eventumflow besonders für anspruchsvolle Fragestellungen. Die Teilnehmer:innen können ihre Gedanken sammeln, vertiefen und weiterentwickeln.

Tracking und Reporting: Eine der leistungsstärksten Funktionen von eventumflow ist die Nachverfolgung der Aktivitäten. Moderation und Projektleitung haben jederzeit Einblick in relevante Kenngrößen. Darunter zum Beispiel:

• Wann eine Frage beantwortet wurde.
• Welche Fragen noch offen sind.
• Wie lang Teilnehmer:innen an den spezifischen Fragen gearbeitet haben.

Diese Daten können für ein abschließendes Reporting genutzt werden, um die Ergebnisse sowie die asynchrone Zusammenarbeit in der Gruppe zu analysieren und zu optimieren.

In welchen Anwendungsfällen kann eventumflow seine Vorteile ausspielen?

eventumflow ist vielseitig einsetzbar und bietet neben den bereits beschriebenen asynchronen Advisory Boards für verschiedene weitere Szenarien eine effiziente Lösung der asynchronen Zusammenarbeit größerer Gruppen. Besonders effektiv ist eventomflow zu Beispiel in folgenden Settings:

• Workshops oder Brainstorming: In eventumflow können Ideen und Meinungen gesammelt, strukturiert diskutiert und ausgebaut werden. So entsteht eine umfassende Grundlage für die weitere Arbeit.
• Projektdokumentation: Ergebnisse aus unterschiedlichen Phasen lassen sich nahtlos zusammenführen und übersichtlich dokumentieren. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Analyse von asynchron bearbeiteten Projekten.
• Schulungen oder Weiterbildungen: Mit das größte Manko digitaler on-demand-Schulungen ist die fehlende Möglichkeit zum Austausch zwischen den Teilnehmer:innen. Wird eventumflow integriert, können die User:innen eigenständig Inhalte bearbeiten und gleichzeitig ihre Erkenntnisse teilen. Dies fördert den individuellen Lernprozess innerhalb der Gruppe.
• Feedbackrunden: Mithilfe von eventumflow können Fragen an heterogene Gruppen gestellt und effizient ausgewertet werden. Neben der asynchronen Zusammenarbeit im Bereich Advisory Boards ist dies z.B. auch besonders hilfreich für Unternehmen, die Meinungen aus verschiedenen Abteilungen oder Teams sammeln möchten.
• Publikationen: Bei der Vorbereitung von Publikationen wird eventumflow als nachgelagerte Ergänzung zu einem virtuellen Kick-off Meeting eingesetzt. Das Tool dient als Plattform, auf der die Inhalte und Fragen dazu asynchron weiterentwickelt werden und die Publikation Schritt für Schritt finalisiert wird.

Fazit: Warum eventumflow die Zukunft der asynchronen Zusammenarbeit ist

eventumflow ist ein vielseitiges und leistungsstarkes Tool, das moderne Arbeitsweisen unterstützt und dabei die Vorteile der Interaktion in größeren Gruppen ausnutzt. Mit seiner intuitiven Bedienung, der hohen Flexibilität und den umfangreichen Funktionen bietet es eine optimale Lösung für Gruppen, die orts- und zeitunabhängig und damit völlig asynchron zusammenarbeiten möchten. Durch die klare Organisation und die zahlreichen Funktionen unterstützt Flow die effiziente Bearbeitung selbst komplexer Aufgabenstellungen. Ob für Workshops, Projektarbeit oder Schulungen – eventumflow ermöglicht eine strukturierte, flexible und effiziente Zusammenarbeit.

Wer nach einer smarten Lösung für die digitale Teamarbeit sucht, sollte eventumflow unbedingt ausprobieren!